Sju tips for bedre planlegging i CAB Plan
CAB Plan er et kraftig planleggings- og kommunikasjonsverktøy som gir deg bedre kontroll over verkstedets hverdag. Gjennom oversikt og effektiv planlegging kan lønnsomheten økes, og kundetilfredsheten kan forbedres. Men det krever at systemet brukes på en måte som er tilpasset akkurat ditt verksted, og at det arbeides aktivt med det.
Mikael Grundberg er Account Manager hos CAB og har lang erfaring med å sette opp CAB Plan i ulike verksteder. Vi spurte ham om hvilke tips han vil gi et verksted som ønsker å ta CAB Plan til neste nivå.
Book alt i CAB Plan
- Det aller viktigste er å faktisk booke ALLE jobber i systemet, ikke bare forsikringsjobber. CAB Plan er svært god til å gi oversikt over hva som skjer på verkstedet og hvilke jobber som er på vei inn. Men det krever at alt er registrert der også. Slutt å gjøre det dobbelt med papir og penn.
Bruk CAB Plan Repair!
For noen år siden ble den webbaserte stemplingsappen CAB Plan Repair lansert. Der kan teknikerne stemple alle arbeidsmomenter og få mye bedre oversikt over jobbene. Den er også inkludert gratis i CAB Plan-lisensen.
- Mange har ennå ikke oppdaget CAB Plan Repair, noe som er litt synd. Det er viktig at teknikerne stempler alle momentene for at verkstedet skal få oversikt over den daglige driften. I Repair har teknikeren både stempling, planlegging og sjekklister på ett sted. Det er også bra å bruke Repair for å ta bilder av tillegg og annet som gjelder skaden.
Bruk sjekklister
Sjekklister er noe Mikael vil understreke at man bør bruke.
- Sjekklister er en forutsetning for å gjøre verkstedet papirløst på ordentlig vis. Vi ser at verksteder som jobber aktivt med det, har mye bedre kontroll over virksomheten. Sjekklister er et viktig verktøy i kvalitetsarbeidet som skaper sporbarhet. Teknikeren kan krysse av alle kontrollpunktene, og det er mulig å lage egne sjekklister eller bruke de eksisterende.
Hold kontakt med SMS
SMS-funksjonen i CAB Plan er en god måte å holde kunden oppdatert på om det har vært noen forsinkelser eller om bilen er klar.
- Å sende automatiske SMS sparer mye tid som ellers ville blitt brukt på å ringe kunder eller ta imot samtaler.
Filter i flytskjemaet
Flytskjemaet viser status for hvert kjøretøy i arbeidsflyten i sanntid. Ved hjelp av filtre kan man gjøre det enda bedre.
- Jeg anbefaler alltid å lage filtre for de vanligste søkene i flytskjemaet. For eksempel hvilke biler som skal leveres i dag eller som er levert med rest. Dette forutsetter igjen at alle stempler alle momentene.
Hold oversikt over planleggingen i løpet av dagen
Hvis man jobber aktivt med planleggingen, er det lettere å redusere ledetidene og få flere biler gjennom flyten.
- Hvis du ikke har en dedikert planlegger på verkstedet, anbefaler jeg å i det minste ha som rutine å se over planleggingen en time om morgenen og en time om ettermiddagen. Om morgenen legger man opp dagen, legger inn fravær, ser om det er biler som ikke har kommet inn, eller om det er småjobber som for eksempel dekkskift man kan legge inn mellom større jobber. Om ettermiddagen ser man over hva som skjer dagen etter og de kommende dagene, om det trengs planlagt overtid.
Utvikle dine kunnskaper!
CAB tilbyr en rekke kurs på ulike nivåer i CAB Plan. Selv om man har jobbet lenge med systemet, er det alltid nye ting å lære. CAB Plan utvikles kontinuerlig, og det kan være funksjoner som ikke var tilgjengelige da du først lærte det.